Bezpieczeństwo poczty elektronicznej

Bezpieczeństwo e-mail

Poczta elektroniczna jest chyba najczęściej wykorzystywaną usługą w Internecie. Z poczty elektronicznej korzystamy zarówno w życiu prywatnym jak i w pracy.

Wykorzystując pocztę elektroniczną do celów służbowych należy pamiętać o kwestiach podstawowych takich jak:

• poufność danych identyfikujących (asystent, asystentka nie powinni znać hasła do konta poczty elektronicznej)
• lokalizacja serwerów pocztowych (w związku z regulacjami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych – RODO dane osobowe nie powinny być przetwarzane na serwerach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym),
• aktywacja uwierzytelniania dwuskładnikowego,
• odpowiednio długie hasło do konta poczty elektronicznej.

UWAGA: zakładając „darmowe” konto poczty elektronicznej nawet u globalnych dostawców usług nie posiadamy gwarancji gdzie będą zlokalizowane serwery (mogą to być Rosja, Chiny, Indie, Wietnam itp.). Nie wiemy, kto i na jakich zasadach ma dostęp do zawartości takich kont - ważne żeby było tanio!

Wykorzystując pocztę elektroniczną do celów służbowych będziemy przetwarzali dane osobowe związane z adresami e-mail naszych klientów, kontrahentów. Treść przesyłanych maili będzie zawierała istotne dla funkcjonowania firmy informacje takie jak treści umów-kontraktów, dokumenty pracownicze, dokumenty związane z wynagrodzeniami, faktury itp.

Jak widać nie powinno się bagatelizować kwestii związanych z bezpieczeństwem poczty elektronicznej.

Co może poprawić bezpieczeństwo naszej poczty elektronicznej?

Przede wszystkim włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego. Otóż zabezpieczenie to polega na tym, że aby zalogować się do swojej skrzynki pocztowej należy podać hasło oraz wysłany na telefon komórkowy kod od dostawcy usługi poczty elektronicznej. Dzięki temu zabezpieczeniu jeżeli nawet ktoś pozna nasze hasło do poczty elektronicznej to nie zaloguje się do niej – bo nie ma naszego telefonu!

Drugim elementem znacznie poprawiającym bezpieczeństwo naszej poczty elektronicznej jest odpowiednio długie hasło i to nie hasło 8 znakowe ale dłuższe powyżej 12 znaków. Długie hasło wcale nie musi być trudne do zapamiętania – może to być jakieś zdanie, fragment przysłowia, a dołączając do takiego hasła jakieś znaki specjalne (np. pomiędzy wyrazami wstawić można znak ”&” lub dowolny inny) stworzymy hasło przy obecnym stanie techniki prawie nie do złamania.

W końcu trzecim elementem jest używanie różnych haseł w różnych serwisach. Hackerzy często poznając login i hasło do jakiegoś serwisu usiłują wykorzystać je w innych serwisach. W przypadku stosowania tego samego hasła w różnych serwisach ułatwiamy przejęcie naszego konta możemy być podatni na próbę wyłudzenia itp.

Wnioski

Ze względu na powszechność wykorzystywania poczty elektronicznej warto poświęcić czas na poprawę jej bezpieczeństwa. Sam proces wymaga jedynie odrobiny czasu, uwagi w postępowaniu, przyjęcia pewnych zasad.

Straty które możemy ponieść na skutek działań hackerów, którzy uzyskali dostęp do poczty elektronicznej jest wielokrotnie wyższy niż czas i środki poniesione przez nas w celu poprawy zabezpieczenia.