Regulamin świadczenia usług

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną zwany dalej „Regulaminem” określa zasady zawierania umów pomiędzy Dariuszem Kopacz prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą Audit – iQ Dariusz Kopacz pod adresem 43-392 Międzyrzecze Górne 462, REGON: 382360120, NIP: 6521068274 w zakresie świadczenia usług związanych z opracowaniem i wdrożeniem dokumentacji ochrony danych osobowych.
2. Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną jest podstawą prawną zawarcia umowy na usługi świadczone drogą elektroniczną pomiędzy dwoma podmiotami prawa.
3. Strony umowy:

• wykonawca przedmiotu umowy: Audit – iQ Dariusz Kopacz ze Górne 462 w dalszej części zwany WYKONAWCĄ,
• odbiorca przedmiotu umowy: Klient (np. osoba fizyczna, osoba prawna, przedsiębiorca) w dalszej części ZAMAWIAJĄCYM.

4. Przedmiot umowy stanowi usługa lub grupa usług wybrana przez ZAMAWIAJĄCEGO poprzez formularz zamówienia. Poziom realizacji usługi (skład dokumentacji, zawartość dokumentów operacyjnych, ilość czynności przetwarzania danych osobowych itp.) uzależniony jest od wyboru dokonanego przez ZAMAWIAJĄCEGO.
5. Warunkiem koniecznym realizacji przedmiotu umowy jest akceptacja i stosowanie się do warunków niniejszego REGULAMINU.
6. ZAMAWIAJĄCY oświadcza, że jest dysponentem adresu mailowego podanego w formularzu zamówienia.
7. Osoba fizyczna składająca zamówienie oświadcza, że posiada uprawnienia do składania zamówień w  imieniu ZAMAWIAJĄCEGO.

OPIS OFEROWANYCH USŁUG

1. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji ochrony danych osobowych odbywa się w oparciu o postanowienia przepisów regulujących przetwarzanie danych na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, w tym ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane również RODO) oraz Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018 poz. 1000).
2. WYKONAWCA oferuje trzy rodzaje usług związanych z wdrożeniem dokumentacji ochrony danych osobowych, a są to usługi w wersjach:

• BASIC – dla działalności gospodarczych, gdzie nie są zatrudnieni pracownicy – dotyczy w szczególności osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
• MEDIUM – dla działalności gospodarczych zatrudniających pracowników, ale gdzie procesy przetwarzania są mało skomplikowane (działalność produkcyjna, handlowa, brak lub w niewielkim zakresie działania marketingowe).
• PREMIUM – dla działalności gospodarczych w szerszym zakresie, z wieloma procesami przetwarzania danych, gdzie zatrudniani są pracownicy i wykonywanych jest wiele operacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych klientów czy też kontrahentów.

8. Wyboru usługi dokonuje ZAMAWIAJĄCY w oparciu o podane powyżej wskazówki. Jednakże okazać się może (na etapie zbierania informacji o organizacji dla której ma zostać opracowana dokumentacja), że zalecana byłaby korekta usługi. O rekomendacji takiej ZAMAWIAJĄCY jest informowany drogą elektroniczną i to ZAMAWIAJĄCY podejmuje decyzję o korekcie zakresu usługi bądź o jej zaniechaniu.
9. Zakres opracowania dokumentacji z kalkulacją kosztów usługi dla wersji BASIC i MEDIUM został wskazany w tabeli porównawczej. Zakres opracowania oraz cena dokumentacji w wersji PREMIUM ustalany jest indywidualnie często w oparciu o audyt przeprowadzany w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO.

TABELA PORÓWNAWCZA

10. Zakres usługi może zostać poszerzony o elementy dodatkowe których ceny zostały podane w tabeli usług dodatkowych.

TABELA USŁUG DODATKOWYCH

REALIZACJA USŁUG – ROZLICZENIA FINANSOWE

1. Zlecenie realizacji usługi w wersji BASIC i MEDIUM odbywa się poprzez elektroniczny formularz zamówienia. Dla dokumentacji PREMIUM zlecenie realizacji następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej.
2. Przyjęcie zlecenia WYKONAWCA potwierdza drogą elektroniczną lub telefoniczną. W przypadku braku kontaktu z ZAMAWIAJĄCYM zlecenie zostaje anulowane.
3. Dla wersji dokumentacji BASIC, MEDIUM czynności związane z wdrożeniem dokumentacji ochrony danych osobowych zostaną podjęte po wpłaceniu na rachunek bankowy WYKONAWCY połowy kwoty całościowego kosztu usługi (w formie przedpłaty-zaliczki) za wybrany wariant dokumentacji i wypełnieniu przesłanej ankiety.
4. WYKONAWCA na potrzeby udokumentowania fiskalnego przedpłaty (zaliczki) wystawia fakturę PROFORMA, a po zaksięgowaniu wpłaty ZAMAWIAJĄCY otrzyma fakturę ZALICZKOWĄ. Brak wpłaty przedpłaty (zaliczki) w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury PROFORMA  skutkuje anulowaniem zamówienia.
5. Dostarczona dokumentacja ochrony danych osobowych uwzględnia stan prawny na dzień jej opracowania.
6. Opracowana dokumentacja zostaje przekazana ZAMAWIAJĄCEMU w formie elektronicznej, a wersja papierowa dostępna jest za dodatkową opłatą, zgodnie z załącznikiem zawierającym koszty za usługi dodatkowe.
7. Przekazanie dokumentacji potwierdzane jest w formie mailowej.
8. ZAMAWIAJĄCY ma 14 dni (licząc od dnia następnego po przekazaniu dokumentacji) na zapoznanie się z nią i wniesienie ewentualnych uwag wymagających korekty w sporządzonych dokumentach.  Niezgłoszenie uwag we wskazanym okresie jest jednoznaczne z przyjęciem dokumentacji – potwierdzeniem realizacji usługi przez WYKONAWCĘ.
9. Potwierdzenie realizacji usługi przez ZAMAWIAJĄCEGO upoważnia WYKONAWCĘ do wystawienia faktury końcowej. Termin płatności faktury końcowej wynosi 7 dni.

OCHRONA TAJEMNICY

1. WYKONAWCA, osoby go reprezentujące oraz wszystkie osoby, które będą brały udział w realizacji zlecenia zobowiązane są do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji (danych) technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych, organizacyjnych, a także związanych z przedmiotem działalności ZAMAWIAJACEGO oraz innych informacji posiadających wartość gospodarczą, dotyczących ZAMAWIAJACEGO, jego pracowników, współpracowników, klientów oraz kontrahentów – niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła (informacje poufne) – uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem niniejszej umowy, jednakże z wyłączeniem informacji albo danych:

• które są lub staną się publicznie dostępne w jakikolwiek sposób bez naruszenia zawartej umowy przez WYKONAWCĘ lub
• które były w posiadaniu WYKONAWCY lub były mu znane przed ich uzyskaniem od ZAMAWIAJACEGO lub
• które WYKONAWCA uzyskał z innego źródła bez naruszenia przez WYKONAWCĘ ani przez to źródło zobowiązania do zachowania poufności.

2. Informacje poufne, uzyskane od ZAMAWIAJĄCEGO w związku z wykonywaniem usługi, WYKONAWCA zobowiązuje się należycie zabezpieczyć przed dostępem osób trzecich i wykorzystać wyłącznie do realizacji umowy.
3. Obowiązek zachowania w tajemnicy informacji poufnych jest nieograniczony w czasie.

POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Na potrzeby realizacji usług następuje powierzenie danych osobowych zgodnie z opublikowana Umową powierzenia danych osobowych.
2. Warunkiem realizacji zlecenia jest akceptacja przez ZAMAWIAJĄCEGO umowy powierzenia danych osobowych.

PRZENIESIENIE PRAW

1. Dokumenty, dokumentacja, wzory dokumentów przekazane ZAMAWIAJĄCEMU przez WYKONAWĘ w ramach niniejszej Umowy stanowią utwory w rozumieniu prawa autorskiego.
2. ZAMAWIAJĄCY nie może przenieść praw wynikających z niniejszej umowy bez uzyskania pisemnej zgody WYKONAWCY.
3. ZAMAWIAJĄCY nie może udostępniać, przekazywać dokumentacji otrzymanej na podstawie złożonego zamówienia , innym podmiotom niż te, które są upoważnione do jej wglądu na podstawie przepisów ogólnych.

Za podmioty upoważnione uważa się w szczególności organy kontrolne oraz pracowników ZAMAWIAJĄCEGO, a także radców prawnych, adwokatów i doradców podatkowych świadczących usługi dla ZAMAWIAJĄCEGO.

4. Korzystanie z umów wzorcowych, na potrzeby firm współpracujących nie narusza warunków 3.
5. WYKONAWCA udziela ZAMAWIAJĄCEMU w ramach wynagrodzenia ustalonego na podstawie złożonego zamówienia niewyłącznego prawa do korzystania dostarczonej dokumentacji, na terenie Polski i za granicą na czas nieokreślony na następujących polach eksploatacji:

• udostępnianie i wykorzystywanie utworów w wewnętrznych materiałach ZAMAWIAJĄCEGO, papierowych i elektronicznych, w tym także w odniesieniu do części utworów oraz ich opracowań,
• w zakresie utrwalania i zwielokrotniania dokumentacji (wzorów dokumentów) – do wytwarzania określoną techniką egzemplarzy dokumentacji, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową,
• w zakresie trwałego lub czasowego utrwalania lub zwielokrotniania utworu w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym wprowadzania do pamięci komputera oraz trwałego lub czasowego utrwalania lub zwielokrotniania takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami w zakresie, w którym dla wprowadzania, wyświetlania, stosowania, wykonywania, przekazywania, przechowywania i przetwarzania oprogramowania niezbędne jest jego zwielokrotnienie, na co WYKONAWCA wyraża na zgodę,
• w zakresie wprowadzania, wyświetlania, stosowania, wykonywania, przechowywania i przetwarzania utworu niezależnie od formy jego wyrażenia, formatu, systemu lub standardu.

6. W ramach wynagrodzenia ustalonego na podstawie złożonego zamówienia, WYKONAWCA przenosi na ZAMAWIAJĄCEGO uprawnienie na wykonywanie zależnych praw autorskich do utworów WYKONAWCY bez ograniczeń czasowych i terytorialnych na polach eksploatacji określonych w ust. 5. WYKONAWCA wyraża zgodę na wprowadzenie zmian w utworach, o których mowa ust. 1 o ile nie będą one naruszały niezbywalnych osobistych praw autorskich autora utworu. Zgoda ta dotyczy wszystkich pól eksploatacji, o których mowa w ust. 5.
7. WYKONAWCA zapewnia, że wszelkie dokumenty i materiały będące wynikiem realizacji umowy („utwory”), nie będą naruszać żadnego dobra lub prawa osoby trzeciej.

ROZWIĄZANIE UMOWY NA ŚWIADCZENIE USŁUG

1. Zakończenie umowy następuje:

• po wykonaniu usługi ze strony WYKONAWCY – przekazaniu dokumentacji i potwierdzeniu jej odbioru przez ZAMAWIAJACEGO i realizacji płatności ze strony ZAMAWIAJACEGO.
• w przypadku niepodejmowania działań ze strony ZAMAWIAJACEGO mających na celu realizację usługi (w szczególności nie wypełnienie ankiety, nie udzielanie informacji bieżących, brak wpłaty przedpłaty (zaliczki) ) przez okres 3 miesięcy od daty ostatniego kontaktu.

2. Umowa może być rozwiązana na piśmie przez każdą ze Stron, ze skutkiem natychmiastowym, w wypadku rażącego naruszenia przez drugą Stronę warunków realizacji zamówienia określonych w Regulaminie świadczonych usług czy też w umowie (dla usługi Premium).

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Firma Audit – iQ Dariusz Kopacz zastrzega sobie prawo dokonywania zmian lub uzupełniania niniejszego Regulaminu w dowolnym czasie. Późniejsze zmiany Regulaminu nie będą mieć zastosowania do umów już zawartych, chyba, że co innego będzie wynikać z przepisów prawa.
2. Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z wykonywaniem umowy zawartej w oparciu o niniejszy regulamin będą rozstrzygane w drodze negocjacji, a w przypadku nie osiągnięcia porozumienia będą poddane rozstrzygnięciu sądu właściwego dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej firmy Audit iQ Dariusz Kopacz.
3. Podstawą wystawienia faktury końcowej za zrealizowaną usługę jest dostarczenie ZAMAWIAJĄCEMU dokumentacji wynikającej ze zlecenia z uwzględnieniem uwag dostarczonych w ramach wdrożenia.
4. ZAMAWIAJĄCY w oparciu o Ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2002 Nr 144 poz. 1204) wyraża zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz korekt w formie elektronicznej na adres mailowy wskazany w zamówieniu lub umowie.
5. ZAMAWIAJĄCY upoważnia do wystawienia faktury bez podpisu oraz wysłanie jej na adres poczty elektronicznej podany w formularzu zamówienia.
6. Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.